La scelta dello spazio per l’evento che stai organizzando è una delle decisioni più importanti che dovrai prendere.
A cosa devi prestare attenzione?
Se si tratta di un evento aziendale, la posizione e le dimensioni della location sono fondamentali: ovviamente deve essere in grado di ospitare tutti i partecipanti e deve essere in una posizione facilmente raggiungibile sia con i mezzi pubblici che con l’autostrada. In Italia questo può rappresentare un problema, di cui bisogna sempre tenere conto nella scelta della destinazione. Se il numero di partecipanti è molto alto, superiore a 500, bisogna sapere che la scelta è molto limitata. Eventi di questo tipo vanno pianificati con largo anticipo, in modo da poter prenotare l’intera struttura, il che rende l’evento ancora più esclusivo.
Se si tratta di un matrimonio o di un altro evento personale , aspetti come l’atmosfera potrebbero essere più importanti della location.
Quello che serve, come sempre, è una lista.
Fai un elenco delle caratteristiche necessarie per ogni tipo di evento, in modo da farti un’idea di ciò che stai cercando.
Quindi, crea un elenco di potenziali spazi per eventi nella tua zona e fissa un appuntamento per visitarli; per gli eventi in Italia, puoi anche consultare il sito web.
Quando incontri il responsabile della location, porta con te l’elenco delle tue esigenze e qualche idea su come potresti utilizzare il suo spazio se non offre pacchetti per eventi.
Non dimenticare di chiedere se hanno una lista di fornitori preferiti e quali sono le loro politiche in merito ad alcolici, decorazioni e altri dettagli dell’evento.
Cerca di non stipulare un contratto con la location finché non sai quante persone parteciperanno al tuo evento, poiché questo potrebbe influenzare la scelta della location.
Inoltre, scopri se ci sono vantaggi tecnologici come Wi-Fi e IT in loco, poiché possono semplificare la pianificazione e aiutare gli ospiti a connettersi.